Dropbox

Dropbox. Ik had er al eerder over gehoord en vond het toen al een leuk idee. Alleen wat moet je ermee? "Dat komt nog wel een keer", dacht ik toen. Totdat ik deze week door een stel vrienden nog een keer op het bestaan van Dropbox werd gewezen. Het werd tijd voor me om er eens een uurtje in te steken.

Heb jij dat nooit?

• Dat je een groot bestand, of misschien wel honderd foto's van je 12 Mega pixel camera naar iemand anders wilt opsturen? Dat lukt mooi niet met de standaard e-mail. Veel providers leven nog in de 20ste eeuw wat e-mail betreft. Ze bieden een mailbox aan van wel 10MB, en de maximamum grootte van een e-mail die je verstuurt of ontvangt mag maar liefst 1,5MB groot zijn. Dat is meer dan een hele floppy vol! Maar ja, anno 2011 is dat natuurlijk niets meer. Misschien net 1 foto, die je al kleiner hebt moeten maken.
• Je hebt waarschijnlijk meer dan een computer en het bestand wat je nodig hebt staat juist op die andere computer. En die staat uit. Of sterker nog, het bestand staat op de desktop computer thuis en je bent met je laptop op school. Kun je dus mooi niet bij je huiswerk.
• Of je bent onderweg en hebt helemaal geen computer of USB stick bij je met het bestand wat je net nu nodig hebt. Maar het bestand staat wel op de laptop die thuis netjes opgeborgen in een tas naast de kast staat.
• Je bent met je laptop, met al je belangrijke bestanden erop, onderweg. Maar je laat de laptop uit je handen kletteren, helemaal aan gruzelementen. Weg data.

Voor al deze, en nog veel meer "problemen" heeft Dropbox een schitterende oplossing. En het mooie is: als je aan 2GB voldoende hebt, is de oplossing nog gratis ook. Meer kan ook, want door anderen uit te nodigen krijg je per nieuw lid 250MB extra ruimte (tot 8GB).
Als je nog meer wilt dan zul je er voor moeten betalen. Maar als je zo'n grootverbruiker bent zul je dat er vast wel voor over hebben. Echter om Dropbox te leren kennen heb je voorlopig aan je gratis quota wel even voldoende.

En het allermooiste is dat Dropbox op alle platformen werkt. Het werkt op Linux, Mac en Windows en op diverse mobiele telefoons. Ook is Dropbox via een webinterface te benaderen, zodat je overal bij je Dropbox kunt. Het gebruik van alle platformen tegelijk is ook geen probleem.

Waarschuwing: Mocht je tijdens het lezen van dit verhaal de kriebels krijgen om het zelf uit te gaan proberen, lees dan het laatste hoofdstukje van deze pagina eerst even (voor ons beider bestwil).

Wat Doet Dropbox Precies?

Dropbox creëert een speciale map ergens op je computer. Alles wat je in die speciale map stopt wordt automatisch gesynchroniseerd met je Dropbox webdisk. Andere computers waarop je Dropbox hebt geïnstalleerd worden ook automatisch gesynchroniseerd met je Dropbox webdisk zodra die aanstaan. Je hoeft verder dus niets te doen. Je plaatst het bestand Marietje.jpg in je Dropbox map op computer A, en twee tellen later staat datzelfde bestand ook op je Dropbox webdisk en in de Dropbox van computer B, en C, en D, en.... En als je niet anders wilt, ben jij de enige die die bestanden kan zien en gebruiken.
Standaard heb je dus 2GB aan gratis webdisk ruimte. Dat is dan ook de maximale grootte van je lokale Dropbox map. Als je meer in je locale Dropbox map plaatst dan zal het programma aangeven dat hij niet alles meer kan synchroniseren omdat je je maximum quotum bereikt hebt.

Het synchroniseren van grote bestanden of grote hoeveelheden bestanden gaat waarschijnlijk wat trager omdat de upload snelheid naar het internet meestal aan de krappe kant is. Dropbox geeft per bestand aan of het helemaal gesynchroniseerd is met je webdisk.
De download snelheid van de meeste internet abonnementen is tegenwoordig dusdanig hoog dat de vertraging bij het ontvangen van nieuwe of ge-update bestanden redelijk snel gaat. Dat neemt echter niet weg dat het synchroniseren toch enkele uurtjes kan duren als je je Dropbox webdisk van 2GB helemaal van nul af aan moet binnenhalen bij een nieuwe installatie.
Dropbox doet er alles aan om de vertraging en daarmee ook de verbruikte internet bandbreedte tot een minimum te beperken. Zo worden bij wijzigingen aan een bestaand bestand alleen de wijzigingen doorgestuurd, in plaats van het hele bestand. Ook wordt er gekeken of er ergens in je huidige netwerk een computer staat die het bestand al heeft, dan hoeft het niet nog een keer via het internet verstuurd te worden.

Dit is het basis idee achter Dropbox. Het houdt de data in je locale Dropbox synchroon met je Dropbox webdisk, op al je computers. Maar je kunt er nog zoveel meer mee!
 

Grote Bestanden Delen

Stel je hebt een groot bestand van pak hem beet 70MB. Of je hebt 100 foto's met een totale omvang van 140MB. Of je hebt een bestand met de naam eenprogramma.exe, wat misschien maar 50kB groot is. Nu wil je dat bestand of die foto's gaan versturen naar een of meerdere vrienden of familie.
Per e-mail gaat dat niet lukken. Een goede mail provider staat e-mails met een maximum grootte van zo'n 25MB toe. En bestanden met de extensie .exe krijg je al helemaal niet verstuurd, want die zijn gevaarlijk en worden steevast door veel mail providers geweigerd. Ook al is het bestandje maar 50kB groot.

Je raadt het waarschijnlijk al. Je kopieert het bestand, of de bestanden, gewoon in je Dropbox map. Maar dan? Er zijn 2 manieren hoe je nu verder kunt.

Als je weet dat de ontvanger ook een Dropbox gebruiker is, dan kun je het bestand, of de hele map waar de bestanden in staan, delen met die gebruiker. De ontvanger krijgt dan van Dropbox een e-mail waarmee hij het bestand of map kan accepteren. Daarna kan hij de bestanden in zijn eigen Dropbox map terugvinden.
Let op! Bestanden en mappen die je zo met anderen deelt kunnen door die ander gewijzigd of weggegooid worden. Ze zijn dan dus ook op jouw computer(s) gewijzigd of weg! Als je de computervaardigheden van die ander dus niet vertrouwt kun je het beste alleen kopiën van belangrijke bestanden op die manier delen.
 

Als je de bovenstaande manier te omslachtig vindt, of de ontvanger heeft geen Dropbox account, dan kun je ook een link sturen. Kopieer daarvoor het bestand wat je wilt versturen in de speciale Dropbox/Public map. Klik met de rechter muisknop op het bestand wat je wilt versturen en kies in het speciale Dropbox menu "Copy Public Link". Er wordt dan een speciale link naar dat bestand in je Dropbox webdisk op het klembord geplaatst.
Schrijf nu een mailtje aan de bedoelde ontvanger(s) en plak de link vanaf het klembord in de mail en verstuur deze. De ontvanger hoeft dan alleen nog maar op de link te klikken om de download van het bestand te starten.
Je kunt zo'n link ook naar meerdere mensen sturen. Op die manier kun je grote bestanden met veel mensen delen, terwijl je ze slechts een keer hoeft te uploaden. En dat oploaden gebeurt nog automatisch ook.
Zo'n link ziet er na het typen van Ctrl-V bijvoorbeeld zo uit:
http://dl.dropbox.com/u/11565220/oeioei/How%20to%20use%20the%20Public%20folder.rtf
Deze link verwijst naar de korte gebruiksaanwijzing die standaard door Dropbox in mijn Public map geplaatst werd. Ik heb de tekst voor de niet Engels sprekenden onder ons ook nog even vertaald.
 

Opmerking: Verstuur de uitnodiging niet te snel. Het kan enekele tientalle minuten duren voordat het bestand op je Dropbox webdisk beschikbaar is, afhankelijk van je internet upload snelheid en de grootte van het bestand.

Grote Bestanden Laten Opsturen

Stel je kent iemand die een groot bestand naar jou wil opsturen, maar die iemand heeft natuurlijk geen Dropbox (de domoor). Standaard gaat dat niet lukken met Dropbox. Maar met een zogenaamde addon app van www.airdropper.com lukt dat wel. Ga dus naar www.airdropper.com en meldt je daar aan. Vertel hen ook even de gegevens van jouw Dropbox account. Daarop krijgen zij de toestemming van Dropbox om op jouw Dropbox webdisk de map AirDropper aan te maken. Verder krijgen zij alleen toegang tot die map om daar de verstuurde bestanden in op te slaan. De rest van je Dropbox account blijft dus prive. Dit aanmelden hoef je overigens maar een keer te doen.

Zodra je aangemeld bent kun jij, als de toekomstige ontvanger van het grote bestand, een mailtje samenstellen. Dit gebeurt op een web pagina, waar je je eigen e-mail adres op kunt geven (staat waarschijnlijk al ingevuld). Je moet ook het email adres van degene invullen die jou een groot bestand wil sturen. En je kunt een berichtje typen met een paar instructies, bijvoorbeeld om welk bestand het gaat. Als je op SEND drukt krijgt de tegenpartij een mail met daarin een link met de tekst "Click Here".
Door op die link te klikken komt de tegenpartij op een website uit waar hij een of meerdere bestanden kan selecteren waarna deze verzonden kunnen worden door op de SEND knop te drukken. De bestanden komen dus terecht in jouw Dropbox in de map AirDropper. Eerst op je Dropbox webdisk natuurlijk, en zodra een van je Dropbox computers aangezet wordt verschijnen de bestanden ook vol automatisch in je locale Dropbox map. Zodra de bestanden binnen zijn krijg jij een e-mailtje. Je hoeft ook niet bang te zijn dat je weken later nog bestookt wordt met een hoop andere bestanden die de tegenpartij graag aan jou kwijt wil, want de link die hij heeft gekregen werkt slechts een keer.

Als je alles liever in eigen hand houdt kun je er ook voor kiezen om niet automatisch een mail te laten versturen aan de tegenpartij, maar dat je een link en password laat genereren. Die plak je daarna in een eigen gemaakt mailtje wat je naar de betreffende persoon kunt sturen.

Foto Album

Standaard staat in je Dropbox de map Photos. Dit is een speciale map voor, ....... foto's natuurlijk. Door je foto's in deze map te plaatsen kun je er met het grootste gemak een foto album van maken. Maak bijvoorbeeld een map aan met de naam vakantie2011 en plaats daarin al je vakantie foto's. Klik daarna met je rechter muisknop op die map en selecteer in het Dropbox menu de optie "Copy Public Galery Link". De link naar je foto gallerij op je Dropbox webdisk wordt daarmee op het klembord gezet.
Nu kun je een mail gaan schrijven aan iedereen die je wilt uitnodigen voor het bedoelde album. In die mail plak je de link met Ctrl-V bijvoorbeeld. Alle ontvangers van die mail hoeven maar op de link in de mail te klikken om jouw foto album te bekijken.

Dit kan dus zonder dat je eigen computer aan hoeft te blijven staan, want alles wordt vanaf je Dropbox webdisk afgespeeld. Ook kost je dit maar een keer de upload bandbreedte, en dus niet steeds opnieuw voor iedereen die je foto's bekijkt. Je moet er wel even op letten dat je Dropbox de tijd geeft om alle foto's, die jij in je album kwakt, ook te uploaden naar je Dropbox webdisk. Bij een foto verzameling van enkele honderden eMBees kan dat wel even duren namelijk.

Door op de boven staande foto te klikken zie je een voorbeeldje van wat foto's die standaard door Dropbox op je webdisk worden geplaatst.
 

Dropbox Is Geen Backup Programma!

Sommige mensen beschouwen Dropbox als een gemakkelijk backup programma. In zekere zin is het dat ook wel. Maar het is niet onverstandig om ook nog backups op DVD, externe drive of tape te maken.
Maar ook als je niet de zelfdiscipline hebt om regelmatig goede backups te maken is een backup op Dropbox altijd nog beter dan helemaal geen backup natuurlijk.

Backups kun je het beste uit huis bewaren. Stel dat er brand uitbreekt, dan heb je in ieder geval je data nog. Dropbox slaat alle data die in je Dropbox map staat extern op in de cloud, dus wat dat betreft zit je goed. Maar als je, per ongeluk of expres, een bestand weggooit is het op alle computers weg. Of als je een bestand per ongeluk overschrijft met een ander bestand is het originele bestand ook weg, op alle computers die met Dropbox synchroniseren. Ook een virus kan bestanden weggooien of beschadigen. Dus als een van de computers waar je Dropbox op gebruikt is geïnfecteerd, dan loop je het risico dat de bestanden in de Dropbox map op alle computers beschadigd raken.
Met Dropbox kun je beschadigde of overschreven programma's tot 30 dagen terug nog terug roepen. Erg handig als je binnen die tijd berouw krijgt. Maar na die tijd is het oude bestand onherroepelijk verdwenen, foetsie, verloren, kwijt en nog weg ook.
 

Dropbox Kan Nog Veel Meer

En dat zijn bij lange na nog niet alle mogelijkheden van Dropbox. Je kunt bijvoorbeeld een snelkoppeling van je Firefox profiel maken in je Dropbox map op al je computers. Daarmee zijn al je favorieten op al je computers gelijk. Een soortgelijk ding kun je doen met je e-mail contacten.
Er zijn zelfs mensen die Dropbox gebruiken om op afstand thuis een torrent download te starten. Stel je bit-torrent client zo in dat hij de torrent bestanden uit een map in je Dropbox map leest. Door nu, waar ook ter wereld, een nieuw torrent bestand in die map te plaatsen zal je thuis server automatisch beginnen met de download.

En zo zijn er nog heel veel andere slimme toepassingen voor Dropbox te verzinnen. Kijk maar eens op de wiki pagina van Dropbox (is wel in het Engels).

Veiligheids Waarschuwing

Op zich is Dropbox best wel goed beveiligd, de verbindingen en de data zijn namelijk gecodeerd. Dus onbevoegden kunnen de data niet afluisteren, of manipuleren. Maar de veiligheid van je documenten wordt niet alleen bepaald door hoe goed de service beveiligd is. De veiligheid wordt met name ook in grote mate beïvloed door de manier waarop je met je Dropbox omgaat. En dan bedoel ik niet dat je je gebruikersnaam en wachtwoord geheim moet houden.

Het gevaar schuilt in de openbare mappen Photos en Public. Als je namelijk een link naar een bestand of fotoalbum publiceert (zoals ik hier op mijn pagina tot 2 keer toe doe) loop je een risico dat mensen ook onbedoelde bestanden gaan inzien of downloaden. In elke link staat namelijk een code getal wat gekoppeld is aan jouw account. Dat getal blijft namelijk voor al jouw gedeelde bestanden en fotoalbums gelijk. Alleen de bestandsnaam is anders.
Dus als je een complete link hebt, dan heb je eigenlijk de mogelijke sleutel tot links naar andere bestanden. Bijvoorbeeld als de link http://dl.dropbox.com/u/00000000/foto1.jpg publiekelijk bekend is, dan is de kans groot dat http://dl.dropbox.com/u/00000000/foto2.jpg ook bestaat.
Dropbox doet zelf eigenlijk niets om dat te voorkomen. Maar gelukkig is het redelijk eenvoudig om je hiertegen te wapenen. Sla bestanden in een speciale sub-map op in de mappen Photos of Public. Maak die naam redelijk onmogelijk om te raden, bijvoorbeeld q9847rq (ik heb gewoon wat knoppen gedrukt). De publieke link naar het bestand wordt nu http://dl.dropbox.com/u/00000000/q9847rq/allefotoos.zip. Voor andere bestanden genereer je gewoon andere willekeurig genaamde submap, en raden naar bestandsnamen wordt behoorlijk onmogelijk.

Dit gevaar bestaat alleen voor de bestanden en mappen in de mappen Photos en Public. Bestanden in andere mappen zijn openbaar niet bereikbaar voor onbevoegden.

Wil Jij Ook Dropbox Gebruiker Worden?

Ik gebruik het ook nog maar pas, en wil het nu al niet meer missen. Als jij ook zo enthousiast bent, doe me dan een lol en meldt je aan door op de knop hiernaast te klikken. Daarmee krijg jij een bonus van 250MB extra webdisk ruimte en ik ook.  Zo kunnen we samen sparen tot in totaal 10GB gratis webruimte. (momenteel het gratis maximum 2GB + 8GB bonus). En jij begint met 2.25GB ruimte, in plaats van de standaard 2GB.
Telkens wanneer jij ook weer iemand uitnodigt zul jij ook nog eens 250MB extra schijfruimte krijgen als de genodigde zich ook daadwerkelijk aanmeldt. Zo kun jij ook sparen voor 8GB extra webdisk ruimte.